Jeder, der an mehreren Computern arbeitet, wird die Situation kennen. Auf dem privaten Computer sind Urlaubsfotos, auf dem Geschäfts-Laptop die aktuellen Zahlen aus der Buchhaltung und Musikdateien sind auf dem Netbook gespeichert. Sicherlich sinnvoll, dass die Daten auf mehrere Systeme aufgeteilt sind, denn sollte ein Gerät z.B. durch einen Festplattendefekt ausfallen ist nur ein Teil der Daten verloren. Dennoch ist es wünschenswert ständig Zugriff auf seinen kompletten Datenbestand zu haben. Doch wie können Daten zwischen mehreren Computern synchron und aktuell gehalten werden? Ob wirklich der USB-Stick Ziel der Reise ist...Ein USB-Stick ist zwar schnell eingepackt und meistens dabei, aber selbst der Stick muss erst aus der Hosentasche geholt und eingesteckt werden. Auch müssen die aktuellen Daten stets auf dem USB-Stick verfügbar sein und nicht auf einem der Computer lokal. Daten aber nur auf dem USB-Stick zu speichern ist hingegen viel zu unsicher. Was wäre, wenn der Stick geklaut wird oder verloren geht? Es muss eine andere Lösung her: Das Internet.
Ich selbst habe lange Zeit die USB-Stick Variante genutzt, weil sie für mich am sinnvollsten erschien. Ich war jedoch oft in der Situation, dass die aktuellste Version meiner Dateien nicht auf dem Stick, sondern auf dem Computer an dem ich zuletzt gearbeitet hatte, gespeichert waren. Irgendwann bin ich dann auf die Software Dropbox (Affiliate-Link) gestoßen und wollte ihr eine Chance geben. Dropbox ist eine Anwendung, die Online-Speicherplatz anbietet und dessen Inhalt mit einem lokalen Ordner synchron hält. So gibt es standardmäßig nach der Installation in den "Eigenen Dateien" einen Unterordner "Meine Dropbox". Alles, was hier in diesem Ordner erstellt, geändert oder gelöscht wird, wird auch so im Online-Speicher aktualisiert. Zu einem Dropbox-Account (der kostenlos 2GB Speicher beinhaltet) können unlimitiert Computer hinzugefügt werden, die dann den gleichen Online-Speicher sehen. Ebenso können mobile Endgeräte wie iPhone oder iPad mit Dropbox versorgt werden. Andere Computer, die die gleiche Dropbox eingebunden haben bekommen binnen weniger Sekunden die aktuellste Version der geänderten Datei ebenso zugewiesen und lokal synchronisiert. Es müssen Dateien also nur im lokalen Dropbox Ordner aktualisiert werden und Dropbox sorgt dafür, dass die Datei in wenigen Sekunden auch auf allen anderen (zum Account gehörenden) Computern aktualisiert wird. Ob dies zwischen Windows Computern und iPhones Sinn macht sei einmal dahin gestellt, aber alleine zwischen mehreren Windows Computern lohnt sich die Software auf jeden Fall - erspart viel an Arbeit.
Ein weiterer Vorteil von Dropbox ist die Versionierung und Wiederherstellung gelöschter Dateien. Wenn Dateien in der Dropbox überschrieben oder gar gelöscht werden, können diese über Dropbox wiederhergestellt bzw. eine vorherige Version regeneriert werden. Alle Daten, die in der Dropbox liegen, sind somit ständig gegen Datenverlust gesichert. Ebenso einfach ist es auch einen Ordner innerhalb der Dropbox freizugeben - ganz praktisch für Urlaubsfotos. Ein Link zum freigegebenen Ordner kann dann per E-Mail versendet werden. Auf der Dropbox (Affiliate-Link) Webseite gibt es zusätzlich noch ein Video (in englischer Sprache), welches die Funktionalität von Dropbox erläutert.